Budget och prognos: verktyget som håller planen levande

Vad är skillnaden mellan budget och prognos?

Skillnaden är inte akademisk, den avgör vad talen får användas till. Budgeten är ett beslut: så här tänker vi att året ska se ut, och mot den mäts utfallet. Ändras budgeten under året försvinner måttstocken. Prognosen är i stället en bedömning som ska ändras, så ofta som verkligheten ändrar sig.

Ett vanligt läge är att bolaget har en budget men ingen prognos. Då upptäcks avvikelsen först i bokslutet. Det motsatta, prognos utan budget, gör att ingen kan säga om utfallet är bra eller dåligt. Båda behövs, och de ska stå bredvid varandra i samma vy.

Vad menas med rullande prognos?

En rullande prognos ser alltid lika långt fram, oftast tolv månader, oavsett var i kalenderåret ni står. När mars passerar låses mars som utfall, och mars nästa år läggs till i slutet. Horisonten krymper aldrig.

Utan det får bolaget den effekt som gör novemberplanering svår: i januari planerar ni tolv månader, i november två. Besluten som fattas på hösten är ofta de största, och det är då underlaget är som tunnast.

För ett år som har börjat kan prognosen också starta trendjusterad: säsongsmönstret kommer från fjolåret och nivån från årets utfall hittills. Det ger ett utgångsläge att korrigera, i stället för ett tomt rutnät att fylla.

Så byggs budgeten

Budgetunderlaget är ett rutnät med månader i kolumnerna och verksamheten i raderna. Raderna har tre nivåer, och ni arbetar på den som passar frågan:

1. 1

   Kostnadsställe eller annan dimension

   Avdelning, projekt, fastighet, bil eller vad ni nu konterar på. Dimensionerna i er bokföring följer med automatiskt, så budgeten kan brytas ner på samma sätt som utfallet.

2. 2

   Uppställningsled

   Raderna i er egen rapportuppställning, till exempel täckningsbidrag per led i en installationsfirma eller förvaltningsresultat i ett fastighetsbolag. Budgeten talar då samma språk som rapporterna.

3. 3

   Enskilt konto

   Ända ner på kontonivå när det behövs, med möjlighet att expandera och fälla ihop. Summorna hänger ihop uppåt hela vägen.

Bygg med drivare i stället för klumpsummor: antal gånger á-pris, till exempel antal anställda gånger snittlön eller antal fordon gånger driftkostnad. Ändras en drivare räknas allt som hänger på den om. En markerad yta går också att massjustera med en procentsats, när ett helt kostnadsslag ska upp eller ner.

Underlaget behöver inte börja tomt. Startläget bestämmer innehållet, och det förvalda är Senaste 12 månaderna: nivån är summan av de tolv senaste hela månaderna, med säsongen dämpad. Poster som kommer en gång i kvartalet, halvåret eller om året, som avtalsfakturor, läggs i månaderna de brukar komma. Vi valde metoden efter att ha provat startlägena på drygt 100 bolags bokföring, där den träffade årssumman bäst. Övriga startlägen är föregående utfall, utfall plus eller minus en procentsats, en kopia av ett befintligt underlag, AI-rådgivaren och en tom plan. Innehållet går att förhandsgranska innan underlaget skapas.

Ett årsbelopp fördelas över månaderna med en fördelningsnyckel: tolv månadsvikter som summerar till 100 procent, till exempel för en verksamhet med säsong. Ett mönster ni satt ihop kan sparas som en ny nyckel. Har bolaget brutet räkenskapsår följer budgeten det.

Budgetera i klartext

Det mesta av budgetarbetet går ut på att översätta beslut till konton. Någon bestämmer att en elektriker ska anställas i augusti, och sedan ska det bli lönekonto, arbetsgivaravgifter, firmabil, drivmedel, telefon och dator, fördelat på rätt månader och rätt kostnadsställe. Det är den översättningen AI-rådgivaren gör.

Förslagen läggs som väntande rader. Ingenting sparas förrän ni godkänner, och varje godkänd rad får AI:ns motivering som kommentar, så att den som läser budgeten ett halvår senare ser varför raden finns.

När fler än en ska fylla i

Budgetprocessen havererar oftast i insamlingen. Ekonomifunktionen skickar ut ett kalkylark per avdelning, får tillbaka elva versioner med olika struktur, och lägger sedan en vecka på att foga ihop dem. Nästa vecka kommer en rättelse på en av dem.

Alternativet är att ramarna sätts centralt och att avdelningscheferna fyller i sina egna delar direkt i systemet, i samma struktur som allt annat. Ändringarna loggas med vem och när, kan kommenteras rad för rad och ångras fritt. Det finns ingen sammanslagning kvar att göra, eftersom alla arbetat i samma underlag.

Varje underlag har egna rättigheter: rollerna Visa, Ändra och Administrera, och den som inte ska se underlaget ser det inte alls. Med behörighet per ansvarsområde, en resultatenhet, ett projekt eller vad bokföringen kallar det, ser avdelningschefen dessutom bara sitt eget utfall. Delegeringen och rollerna ingår i Styrning för organisationen.

Budgetera på en dimension som saknas i bokföringen

Många vill budgetera per region men bokför per kostnadsställe. Då ligger budgeten på en rad medan utfallet sprids över ett tjugotal koder, och jämförelsen går inte ihop.

Skapa dimensionen i Verksamhetskoll i stället. Under Uppställningar grupperar ni de koder som finns, till exempel kostnadsställena till regioner eller projekt i kombination med kostnadsställen till affärsområden. Den nya dimensionen finns sedan som rad och filter i rapporterna och som nivå i budgeten, som om den vore bokförd. Samma kostnadsställe kan höra till en region och en avdelning samtidigt, eftersom varje gruppering är sin egen dimension.

I budgeten lägger ni raden på regionen, och prognosen läser in utfallet från alla kostnadsställen som hör dit. Nya koder som faller inom gruppens intervall följer med utan att ni rör gruppen.

Egna dimensioner ingår i Styrning för organisationen, i rapporterna och i budgeten.

Från utkast till fastställd budget

Ett underlag har en av tre nivåer. Nivån avgör vem som ser det och om uppföljningen räknar med det.

1. 1

   Privat

   Ingen annan hos er ser underlaget. Bra för att prova ett scenario ostört.

2. 2

   Utkast

   Arbetsläget. De behöriga ser och ändrar underlaget, och Jämför och Sammanställning tar med det, men uppföljningen läser det inte förrän det publiceras.

3. 3

   Publicerad

   Underlaget syns i Hälsokollen, rapporterna, AI-analysen och koncernvyn. Det senast publicerade per år, typ och ansvarsområde är det som gäller.

• En fastställd budget låses och är då skrivskyddad för alla, tills den låses upp.
• Varje sparning sparas med tidpunkt och användare. Hela underlaget kan återställas till en tidigare sparning, och en cell, rad, månad eller grupp kan backas för sig.
• Kommentarer sätts på cell, rad och grupp, och kommentarslistan samlar alla kommentarer i underlaget.
• Nästa år börjar med Ny runda, i Styrning för organisationen: ett nytt underlag för flera bolag i ett svep, med kommentarerna med om ni vill.

Så hålls prognosen levande

En budget som ingen tittar på efter februari har kostat mer än den gav. Det som håller den vid liv är att avvikelsen syns utan att någon behöver ta fram den.

• Utfall mot budget står färdigt i rapportbyggaren, per konto, dimension och period.
• Utfallet läses in till den månad ni väljer och låses, så att prognosen räknas på det som faktiskt hänt.
• Kommentarer och ändringslogg gör att siffrorna går att motivera i efterhand, med ångra och gör om.
• AI-rådgivaren har budgetavvikelser som en av sina färdiga frågor, svarar med de största avvikelserna per kostnadsställe och konto, och ni tar svaret vidare med följdfrågor i samma dialog.
• Flikarna Sammanställning och Jämför visar helheten och skillnaden mellan versioner.

Avvikelsen leder vidare: klicka på siffran i rapporten så öppnas raderna bakom den, och ett klick till fäller ut hela verifikatet. Den vägen beskrivs på sidan om ekonomisk uppföljning.

När månaden är bokförd förklarar prognosen sin egen förändring: månadsagenten visar att prognosen sa 1,5 Mkr, nu 1,2, och varför.

Excel åt båda hållen

Kalkylarket försvinner inte ur ekonomiarbetet, och behöver inte göra det. Det som ska försvinna är att det är den enda platsen där budgeten finns.

• Ut: hela underlaget skrivs som Excel-fil med konto, kontonamn, dimensioner och en kolumn per månad, med faktiskt periodatum, plus summa.
• Tillbaka in i samma underlag: ändra i filen och läs in den. Raderna matchas på konto, dimension och underkonto, och en kombination som saknas läggs till som ny rad, om kontot finns i kontoplanen och dimensionerna ingår i underlaget.
• In som nytt underlag: filen blir ett eget underlag, med namn, år och typ föreslagna ur filen.
• Enstaka siffror: kopiera i Excel och klistra in i rutnätet med Ctrl+V, positionsvis från den markerade cellen.

Så gör du det i Verksamhetskoll

Vanliga frågor

Frågor som ofta kommer upp.

Vad är skillnaden mellan budget och prognos?

Budgeten är planen som beslutas före perioden och står still, så att utfallet kan mätas mot den. Prognosen är den uppdaterade bedömningen av hur perioden faktiskt slutar, räknad med det som hänt hittills. Budgeten är måttstocken, prognosen är styrinstrumentet.

Vad är en rullande 12-månadersprognos?

En rullande tolvmånadersprognos ser alltid tolv månader framåt, oavsett var i kalenderåret ni befinner er. När en månad passerar låses den som utfall och en ny månad läggs till i slutet. Bolaget slipper då den vanliga effekten att planeringshorisonten krymper till några veckor i november.

Måste vi bygga budgeten på konto, eller går det på avdelning?

Båda. Rutnätet har tre nivåer: kostnadsställe eller annan dimension i bokföringen, uppställningsled enligt er egen rapportuppställning, och enskilt konto. Ni budgeterar på den nivå som passar, och summorna hänger ihop uppåt.

Kan avdelningscheferna fylla i sina egna siffror?

Ja. Ni sätter ramarna centralt och låter avdelningscheferna fylla i sina delar direkt i systemet, i stället för att samla in kalkylark per mejl. Varje ändring loggas med vem och när, och kan kommenteras och ångras. Delegeringen ingår i Styrning för organisationen.

Går det att jobba i Excel ändå?

Ja, åt båda hållen. Hela underlaget skrivs ut som Excel-fil med konton, dimensioner och en kolumn per månad. Filen kan ändras och läsas tillbaka in i samma underlag: raderna matchas på konto, dimension och underkonto, och det som saknas läggs till som nya rader. Allt hamnar som osparade ändringar som ni granskar innan något sparas. Filen kan också bli ett nytt underlag, och enstaka siffror klistras in direkt i rutnätet med Ctrl+V.

Vad gör AI:n i budgetarbetet?

AI-rådgivaren tar en beskrivning i klartext, till exempel att en elektriker anställs i augusti med en viss månadslön, firmabil och mobiltelefon, och föreslår raderna: rätt kostnadsställe, rätt lönekonto, arbetsgivaravgifter på egen rad och kostnaderna fördelade på rätt månader. Saknas ett belopp ställer den en fråga med klickbara summor. Förslagen ligger som väntande rader tills ni godkänner dem, så ingenting sparas utan att ni sett det.