Styrelsens ansvar för bolagets ekonomi

Vad lagen kräver av styrelsen

Aktiebolagslagen lägger ansvaret för bolagets ekonomi på styrelsen, inte på vd:n eller redovisningskonsulten. Styrelsen får delegera uppgifter, men ska då handla med omsorg och fortlöpande kontrollera att delegeringen kan upprätthållas.

Kravet har tre delar. Styrelsen ska ha en organisation som fungerar, den ska följa den ekonomiska situationen fortlöpande, och den ska se till att bokföring och medelsförvaltning kontrolleras. Är bolaget moderbolag i en koncern gäller bedömningen även koncernen.

Styrelsen ska också ge skriftliga instruktioner om när och hur uppgifterna som behövs för bedömningen ska samlas in och rapporteras till styrelsen. Undantaget är bolag som är så små att instruktionerna saknar betydelse (8 kap. 5 §).

Vad ”fortlöpande” betyder i praktiken

Lagen anger inget intervall. Det som räcker beror på bolagets storlek, bransch och läge. Ett bolag med god marginal och stabil kassa klarar sig med glesare avstämningar än ett bolag som går med förlust.

En styrelse som vill kunna visa att den följt ekonomin brukar gå igenom fyra saker regelbundet:

• Resultatet mot budget och mot samma period i fjol.
• Kassan framåt, inte bara saldot i dag.
• Det egna kapitalet mot aktiekapitalet.
• Att skatter och avgifter betalas i tid.

När kapitalet tryter

Kontrollbalansräkningen är lagens nödbroms. Plikten utlöses redan när det finns skäl att anta att det egna kapitalet understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet, inte först när det är bevisat. Då börjar en kedja med frister: kontrollbalansräkning, granskning av revisorn och kontrollstämma.

Hela förloppet, med fristerna och vad som räknas in, står i guiden om kontrollbalansräkning.

Personligt ansvar

Tre regler kan göra en ledamot personligt ansvarig:

• 25 kap. 18 § ABL Kapitalbrist. Underlåter styrelsen att upprätta kontrollbalansräkning, kalla till första kontrollstämman eller ansöka om likvidation när det krävs, svarar ledamöterna solidariskt för de förpliktelser bolaget får under tiden. Den som visar att den inte varit försumlig går fri (25 kap. 18 § aktiebolagslagen).
• 59 kap. 12–13 §§ SFL Skatter och avgifter. En företrädare som uppsåtligen eller av grov oaktsamhet låter bli att betala skatt eller avgift, eller att göra rätt skatteavdrag, kan bli betalningsskyldig tillsammans med bolaget (59 kap. 12–13 §§ skatteförfarandelagen).
• 29 kap. 1 § ABL Skada på bolaget. En ledamot som uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar bolaget kan bli skadeståndsskyldig (29 kap. 1 § aktiebolagslagen).

Varningstecken att ta upp i styrelsen

• Kassan räcker inte tre månader framåt med de betalningar som redan är kända.
• Skatteskulden växer från månad till månad.
• Leverantörsskulderna förfaller innan de betalas.
• Det egna kapitalet närmar sig hälften av aktiekapitalet.
• Bolaget går med förlust flera månader i följd utan en plan som styrelsen beslutat om.

Dokumentera att styrelsen agerat

Ansvaret prövas i efterhand, ofta av en konkursförvaltare. Det som då räknas är vad styrelsen visste, när den visste det och vad den beslutade. Protokoll med underlaget bilagt, och beslut med datum, är det som visar att styrelsen gjort sitt.

Nästa steg

Vanliga frågor

Frågor som ofta kommer upp.

Kan en styrelseledamot bli personligt ansvarig för bolagets skulder?

Ja, i tre fall: vid försummelse när kapitalet tryter, vid obetalda skatter och avgifter, och vid skada på bolaget. Se avsnittet om personligt ansvar.

Hur ofta ska styrelsen följa upp ekonomin?

Lagen säger fortlöpande, utan intervall. Ju sämre läget är, desto tätare behöver uppföljningen vara.

Räcker det att redovisningskonsulten sköter bokföringen?

Nej. Styrelsen får lämna över arbetet, men ansvaret för att bokföringen kontrolleras ligger kvar hos styrelsen.