Ofullständig bokföring i konkurs: vad som går att utreda när underlaget brister

Vad menas med ofullständig bokföring?

Ofullständig bokföring är ett samlingsord för flera olika situationer, och de kräver olika hantering. De vanligaste i ett konkursbolag är dessa.

• Bokföringen upphör i förtid. Löpande bokföring fram till en viss månad, sedan ingenting. Ofta slutar den när redovisningskonsulten inte längre får betalt eller när företrädarna slutar skicka underlag.
• Luckor mitt i. Perioder utan verifikationer i ett bolag med löpande verksamhet, eller verifikationsnummer som saknas i serien.
• Sen och ostängd bokföring. Affärshändelser bokförda långt i efterhand, årsskiften där resultatet aldrig förts mot eget kapital, årsredovisningar som inte upprättats.
• Bara saldon. Balans- och resultatrapporter, eller en SIE-fil av typ 1 till 3, men inga verifikationer. Ställningen syns, inte händelserna.
• Bara papper. Pärmar med fakturor och kontoutdrag, men ingen bokföring att exportera.
• Flera system. Ett byte av bokföringsprogram mitt i perioden, med ett räkenskapsår i varje och ibland överlapp eller glapp mellan dem.

Vad säger lagen om bokföringen i konkursen?

Bokföringslagen anger vad gäldenären skulle ha gjort, konkurslagen vad förvaltaren ska göra med det som finns.

• 4 kap. 1 § bokföringslagen Bokföringsskyldigheten innebär att löpande bokföra alla affärshändelser, se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter, bevara all räkenskapsinformation, upprätta balansräkning och avsluta den löpande bokföringen.
• 5 kap. 2 § Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, andra affärshändelser så snart det kan ske. Enligt 5 kap. 6 och 7 §§ ska varje affärshändelse ha en verifikation som anger när den sammanställts, när händelsen inträffat, vad den avser, belopp och motpart.
• 7 kap. 2 § Räkenskapsinformationen ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Saknas den inom den tiden är det en brist i sig.
• 7 kap. 12 § konkurslagen Förvaltaren ska snarast ta hand om gäldenärens bo med dess räkenskapsinformation och annat material som rör boet, och ange dagen för omhändertagandet i materialet. Den som på gäldenärens uppdrag har upprättat räkenskapsinformation om boet är skyldig att lämna den till förvaltaren.
• 7 kap. 15 § Förvaltarberättelsen ska ange vilket bokföringssystem gäldenären har tillämpat och hur bokföringsskyldigheten har fullgjorts. Bristerna är alltså en del av berättelsens innehåll, inte ett hinder för den.
• 7 kap. 16 § Finner förvaltaren att gäldenären kan misstänkas för brott enligt 11 kap. brottsbalken, eller för annat brott av inte ringa beskaffenhet med samband med näringsverksamheten, ska åklagare omedelbart underrättas. För bokföringsbrott enligt 11 kap. 5 § brottsbalken är kravet att rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning inte i huvudsak kan bedömas med ledning av bokföringen.

Hur får förvaltaren tag i underlaget?

Det mesta av en modern bokföring finns digitalt hos någon, även när gäldenären själv inte kan lämna över något. Ordningen nedan går från det rikaste underlaget till det som alltid finns.

1. 1

   SIE 4-export ur bokföringsprogrammet

   Alla svenska bokföringsprogram kan exportera SIE 4, filen med verifikationer. Begär exporten av redovisningsbyrån eller den hos gäldenären som har inloggningen, ett räkenskapsår per fil och alla år som finns. Molnbaserade tjänster kan stänga åtkomsten när abonnemanget upphör, så begär exporten tidigt. Branschorganisationen Rekon driver att gäldenärens bokföring bevaras digitalt som SIE-fil vid konkurs.

2. 2

   Redovisningsbyrån och revisorn

   Den som upprättat räkenskapsinformation på gäldenärens uppdrag ska lämna den till förvaltaren enligt 7 kap. 12 § konkurslagen. Byrån har ofta både bokföringen och underlagen, revisorn har dokumentation från de senaste granskade räkenskapsåren.

3. 3

   Bankens kontoutdrag

   Kontoutdragen visar varje in- och utbetalning med datum, motpart och belopp oavsett hur bokföringen ser ut. De är facit för betalningsflödet och det viktigaste komplementet när bokföringen slutar i förtid.

4. 4

   Skattekontot och reskontrorna

   Skattekontoutdraget visar deklarerade och betalda skatter och avgifter månad för månad. Kund- och leverantörsreskontror, även i pappersform, visar vilka fordringar och skulder som fanns och när de förföll.

5. 5

   Bolagsverket

   Inlämnade årsredovisningar och registrerat aktiekapital finns hos Bolagsverket och ger fasta punkter för kapitalbristen även när bokföringen mellan boksluten saknas.

Vad går att utreda när delar saknas?

Varje situation ger en annan mängd svar. Tabellen visar vad som normalt går att utreda ur det som finns, och vad som måste hämtas någon annanstans.

När blir luckan själv en iakttagelse?

En saknad period är inte bara ett hål i underlaget. Den är information om hur bokföringsskyldigheten fullgjorts, och den hör hemma i förvaltarberättelsen med datum. Tre frågor avgör hur tungt den väger.

• Pågick verksamheten? En tom månad i ett vilande bolag betyder ingenting. En tom månad i ett bolag som fakturerade och hade anställda betyder att affärshändelser inte bokförts.
• Går förloppet ändå att bedöma? Huvudsaklighetsrekvisitet i 11 kap. 5 § brottsbalken drar gränsen: brister som inte hindrar att förloppet, resultatet och ställningen i huvudsak kan bedömas är brister men inte brott.
• Finns underlaget någon annanstans? Att bokföringen saknas hos gäldenären men finns hos byrån är en annan sak än att den inte finns alls. Räkenskapsinformationen ska bevaras i sju år, oavsett var.

Bedömningen om bokföringsskyldigheten har fullgjorts och om det finns skälig misstanke om brott är alltid förvaltarens. Guiden om bokföringsbrister går igenom vilka brister som syns i bokföringen och vad de kan betyda.

Steg för steg: utredning med ofullständigt underlag

1. 1

   Säkra det som finns

   Ta hand om räkenskapsinformationen enligt 7 kap. 12 § konkurslagen och ange dagen för omhändertagandet. Begär SIE 4-exporten omedelbart, innan någon åtkomst stängs.

2. 2

   Läs in allt

   Alla räkenskapsår, från alla system. Kontrollera att filerna är SIE 4 med verifikationer och att ingående balanser stämmer mellan åren.

3. 3

   Kartlägg täckningen

   Första och sista verifikationsdatum, månader utan verifikationer, räkenskapsår som inte avslutats. Det är utredningens karta, och senare berättelsens uppgift om hur bokföringsskyldigheten fullgjorts.

4. 4

   Utred det som täcks

   Kapitalbrist, obeståndsindikatorer, betalningsmönster och bokföringsbrister ur den bokförda tiden. Håll isär vad som är fastställt ur bokföringen och vad som är antaganden.

5. 5

   Komplettera det som saknas

   Kontoutdrag för obokförd tid, särskilt de tre månaderna före fristdagen. Skattekontot för obetalda skatter. Reskontror för förfallna skulder.

6. 6

   Dokumentera bristerna

   Perioder, verifikationsnummer, vad som saknas och var det finns. Slutsatsen om bokföringsskyldigheten, och om anmälan enligt 7 kap. 16 §, är förvaltarens.

Exempel: Bygg AB med sen och delvis ostängd bokföring

Bokföringen är komplett i tid men sen och ostängd. Vid årsskiftena januari 2025 och januari 2026 hoppar det justerade egna kapitalet från negativt till positivt medan det ackumulerade resultatet fortsätter nedåt: resultatet har inte förts mot eget kapital, ett tecken på att boksluten inte stängts. Stora leverantörsfakturor med referens till 2023 bokförs först under 2026, vilket kan vara sen registrering eller omföring av skulder. Likvida medel är negativa från januari 2026 utan att det framgår om det är en checkkredit.

Analysen levererar ändå det utredningen behöver: kapitalbristen dateras till oktober 2024 med aktiekapitalet ur bokföringen, det praktiska betalningsobeståndet till tidigast januari 2026, och de tre iakttagelserna ovan listas som bokföringsbrister med rekommenderade granskningsåtgärder: hämta fakturorna bakom 2023-posterna, granska årsboksluten 2024 och 2025 och stämma av kassaflödet mot kontoutdrag. Bristerna blir en del av berättelsen, inte ett skäl att avstå från den.

Vanliga fallgropar

• Att vänta med exporten. Åtkomsten till molntjänster och byråns system försvinner. Begär SIE 4 första veckan.
• Att nöja sig med rapporter. Balans- och resultatrapporter visar ställningen men inte händelserna. Utan verifikationer går inga betalningar att pröva.
• Att läsa en tom månad som noll. Ett resultat på noll i en obokförd månad är inte ett resultat. Skilj alltid bokförd tid från obokförd.
• Att lita på periodiseringen. I sen bokföring kan händelser ligga i fel månad eller år. Fakturadatum och leveransperiod avgör, inte bokföringsdatum.
• Att låta luckan stoppa utredningen. Det som täcks utreds, det som saknas kompletteras och dokumenteras. Berättelsen ska beskriva bristerna, inte vänta på att de försvinner.

Så gör Verksamhetskoll Insolvens

Vanliga frågor

Frågor som ofta kommer upp.

Går det att köra en analys om bokföringen bara finns på papper?

Nej, inte direkt. Verksamhetskoll Insolvens läser SIE 4-filer med verifikationer. Finns bokföringen bara i pärmar måste den först registreras i ett bokföringsprogram och exporteras, eller så byggs den delen av utredningen på kontoutdrag och reskontror utanför verktyget. Det som finns digitalt, till exempel tidigare räkenskapsår, kan läsas in och analyseras.

Räcker en SIE-fil med bara saldon?

Nej. En saldofil (SIE 1 till 3) innehåller ingående och utgående balanser men inga verifikationer, och ger därför inget underlag för att granska betalningar, motparter eller tidpunkter. Verksamhetskoll säger ifrån vid inläsningen och ber om en SIE 4-export från bokföringsprogrammet.

Hittar verktyget på siffror för perioder som saknas?

Nej. Analysen bygger på det som finns i SIE-filerna, kompletterat med bolagsfakta från Bolagsverket och branschmedianer från SCB. Månader utan verifikationer syns som tomma i månadsserien, och rapporten anger vilka räkenskapsår och vilket datum underlaget täcker. Det som inte kan fastställas ur bokföringen redovisas som just det.

Är saknad bokföring i sig ett bokföringsbrott?

Inte automatiskt. Enligt 11 kap. 5 § brottsbalken krävs att bokföringsskyldigheten åsidosatts så att rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning inte i huvudsak kan bedömas med ledning av bokföringen. Om det är uppfyllt bedömer förvaltaren, och finns skälig misstanke ska åklagare underrättas enligt 7 kap. 16 § konkurslagen.

Hur långt tillbaka behövs bokföringen?

Så långt tillbaka som utredningen kräver. Återvinning prövas normalt tre månader före fristdagen, två år för närstående och fem år för otillbörliga rättshandlingar enligt 4 kap. konkurslagen, medan kapitalbrist och obestånd ofta behöver följas längre än så. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, så underlaget ska finnas.

Vem är skyldig att lämna ut bokföringen till förvaltaren?

Gäldenären ska enligt 6 kap. 2 § konkurslagen lämna de upplysningar av betydelse för konkursutredningen som förvaltaren begär, och förvaltaren ska enligt 7 kap. 12 § snarast ta hand om räkenskapsinformationen. Samma paragraf gör den som på gäldenärens uppdrag har upprättat räkenskapsinformation, till exempel en redovisningsbyrå, skyldig att lämna den till förvaltaren.