Vad räknas som bokföringsbrist?
Bokföringsskyldighetens innebörd står i 4 kap. 1 § bokföringslagen (1999:1078). Ett företag ska löpande bokföra alla affärshändelser, se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter, bevara all räkenskapsinformation, upprätta en balansräkning och avsluta den löpande bokföringen enligt 6 kap. En bokföringsbrist är att något av detta inte har gjorts, har gjorts för sent, eller har gjorts så att sambandet mellan affärshändelse, verifikation och bokföringspost inte går att följa. Hit hör också oriktiga uppgifter, till exempel fakturor som inte motsvaras av någon leverans.
Brister väger olika. En verifikation utan motpart i en annars komplett bokföring är en anmärkning. Ett halvår utan bokföring i ett bolag med löpande verksamhet gör att förloppet inte går att följa. Måttstocken är vad bristen gör med möjligheten att bedöma bolagets förlopp, resultat och ställning. Det är samma måttstock som straffbestämmelsen använder, och samma som förvaltaren själv är beroende av när obeståndstidpunkt, återvinning och kontrollbalansräkning ska bedömas ur bokföringen.
Att bokföringen saknas helt eller delvis, och vad som ändå går att utreda då, har en egen guide: Ofullständig bokföring i konkurs: vad går att utreda när underlaget brister?. Den här guiden handlar om brister som går att iaktta i den bokföring som finns.
Vad kräver bokföringslagen?
Fem bestämmelser räcker långt när en bokföring ska bedömas i konkurs.
- 5 kap. 1 § Affärshändelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring), på ett sätt som gör det möjligt att kontrollera fullständigheten och överblicka förlopp, ställning och resultat. Verifikationsnummerserien är registreringsordningen. Det är därför luckor i den väger tungt.
- 5 kap. 2 § Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, andra affärshändelser så snart det kan ske. Senareläggning är tillåten om det finns skäl och det är förenligt med god redovisningssed. Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring (BFNAR 2013:2) anger som huvudregel 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade, längre för de minsta företagen. Företag med en nettoomsättning på normalt högst tre miljoner kronor får vänta tills betalning sker, men vid räkenskapsårets utgång ska alla obetalda fordringar och skulder bokföras.
- 5 kap. 6 och 7 §§ För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation med uppgift om när den sammanställts, när affärshändelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör, samt ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken.
- 6 kap. Den löpande bokföringen ska avslutas, för aktiebolag med en årsredovisning.
- 7 kap. 2 § Räkenskapsinformationen ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i Sverige och i ordnat skick.
När blir en brist ett bokföringsbrott?
Bokföringsbrott regleras i 11 kap. 5 § brottsbalken. Tre led ska vara uppfyllda.
- Ett åsidosättande av bokföringsskyldigheten enligt bokföringslagen: genom att underlåta att bokföra affärshändelser eller bevara räkenskapsinformation, genom att lämna oriktiga uppgifter i bokföringen, eller på annat sätt.
- Uppsåt eller oaktsamhet. Även oaktsamhet räcker. Det krävs inte någon avsikt att dölja något.
- Huvudsaklighetsrekvisitet. Rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning ska till följd av åsidosättandet inte kunna bedömas i huvudsak med ledning av bokföringen.
Det tredje ledet skiljer brist från brott. En saknad verifikation på ett mindre belopp i en annars fullständig bokföring lämnar helhetsbilden bedömbar: en brist, inte ett brott. Ett kvartal utan bokföring i ett bolag med löpande verksamhet gör förloppet obedömbart. Att inte upprätta årsredovisning i tid i ett aktiebolag har Högsta domstolen bedömt som bokföringsbrott i sig, eftersom bolagets resultat och ställning inte kan bedömas i huvudsak utan den (NJA 2004 s. 618).
Straffet är fängelse i högst två år, eller böter eller fängelse i högst sex månader om brottet är ringa. Grovt bokföringsbrott ger fängelse i lägst sex månader och högst sex år. Då beaktas särskilt om åsidosättandet avsett mycket betydande belopp, om falsk handling använts, om gärningen ingått i systematisk brottslighet eller annars varit av särskilt farlig art. För ringa brott gäller sedan 2013 en åtalsprövningsregel i 11 kap. 8 § andra stycket: åtal väcks bara om det av särskilda skäl är påkallat från allmän synpunkt, en regel som infördes för att kortvariga förseningar med årsredovisningen inte ska leda till åtal.
Vilka brister syns direkt i bokföringen?
Nio brister går att iaktta direkt i en bokföring med verifikationer, utan annat underlag. Tabellen visar var de syns och vad de kan betyda. Ordet är kan: varje rad har oskyldiga förklaringar som bara underlagen kan utesluta.
| Brist | Var den syns i bokföringen | Vad den kan betyda |
|---|---|---|
| Luckor i verifikationsnummerserien | Nummer som saknas mellan två bokförda verifikat i samma serie. | Raderade verifikat eller händelser som aldrig bokfördes. En makulering med spår är ingen lucka. |
| Perioder utan bokföring | Månader utan en enda verifikation i grundbokföringen, trots pågående verksamhet. | Bokföringen har upphört eller aldrig gjorts för perioden. Allvarligast i slutskedet före konkursen. |
| Sena bokföringar och massbokföring | Registreringsdatum långt efter verifikationsdatum, när exporten innehåller registreringsdatum, eller hundratals verifikat med samma bokföringsdatum. | Bokföring i efterhand, ofta inför årsskifte eller konkurs. Strider mot 5 kap. 2 § när avståndet överstiger senareläggningsreglerna. |
| Manuella verifikat utan underlag | Fri text och stora belopp i den manuella serien, utan faktura eller kontoutdrag bakom. | Omföringar, korrigeringar eller poster utan affärshändelse. Underlaget måste begäras in. |
| Transaktioner utan tydlig motpart | Verifikationstext utan motpart, betalningar mot samlingskonton eller till företrädaren. | Verifikationen uppfyller inte 5 kap. 7 §. Kan dölja uttag till närstående. |
| Ej stängda bokslut vid årsskiften | Årets resultat förs inte till balanserat resultat, och eget kapital hoppar vid årsskiftet. | Räkenskapsåret har inte avslutats enligt 6 kap. Kapitalbristen ser ut att försvinna utan att något tillskott skett. |
| Fakturor bokförda år efter utställandet | Verifikationstext som hänvisar till ett tidigare år, bokförd i ett senare räkenskapsår. | Sen registrering, omföring av skulder, eller skulder som hållits utanför bokföringen. Kontrolleras mot fakturadatum och leveransperiod. |
| Negativa likvida medel utan kreditavtal | Kassa- eller bankkonto med kreditsaldo i huvudboken. | Checkkredit bokförd på bankkontot, övertrassering, eller betalningar bokförda utan täckning. Stäms av mot kontoutdrag och kreditavtal. |
| Årsredovisningar som saknas | Inget avslutat räkenskapsår i filerna, och ingen årsredovisning i Bolagsverkets register. | Räkenskapsåret har inte avslutats. För aktiebolag kan underlåtenheten i sig utgöra bokföringsbrott (NJA 2004 s. 618). |
Spåren av alla nio finns i en SIE 4-fil, eftersom den innehåller verifikationerna med serie, nummer, datum, text och konteringar. Vad spåren betyder avgörs mot underlaget. En saldofil visar inget av det.
Vad ska stå i förvaltarberättelsen?
Enligt 7 kap. 15 § punkt 5 konkurslagen ska berättelsen ange vilket bokföringssystem gäldenären har tillämpat och hur bokföringsskyldigheten har fullgjorts. Har gäldenären varit bokföringsskyldig ska den senast upprättade balansräkningen bifogas. Lagen säger inte hur utförligt. En redogörelse som håller innehåller fem saker.
- Systemet och vem som har skött bokföringen: internt, redovisningsbyrå eller företrädaren själv.
- Till vilket datum bokföringen är förd, när den senast uppdaterades och vilka räkenskapsår som är avslutade med årsredovisning.
- Iakttagelserna, en och en, med period, verifikationsserie, nummer och belopp.
- Vilket underlag som begärts in, vad som erhållits och vad som fortfarande saknas.
- Förvaltarens slutsats om bokföringsskyldigheten har fullgjorts, och om underrättelse enligt 7 kap. 16 § har lämnats.
Skriv iakttagelser, inte omdömen. "Serie A saknar nummer 412 till 447, och perioden mars till maj 2026 innehåller inga verifikationer trots pågående verksamhet" kan kontrolleras av tillsynsmyndigheten och åklagaren. "Bokföringen är bristfällig" kan det inte.
Så granskas bokföringen steg för steg
- 1
Säkra materialet
Alla räkenskapsår som finns, som SIE 4 med verifikationer och inte bara saldon. Notera system, vem som skött bokföringen och sista bokföringsdatum.
- 2
Kontrollera fullständigheten
Gå igenom varje verifikationsserie: luckor, dubbletter, makuleringar. Räkna verifikationer per månad över hela perioden och leta efter månader som avviker.
- 3
Kontrollera tidpunkterna
Jämför registreringsdatum med verifikationsdatum där systemet sparar båda, hitta dagar med massbokföring och jämför avstånden med senareläggningsreglerna.
- 4
Kontrollera årsskiftena
Finns bokslutsposter, är årets resultat fört till balanserat resultat, är årsredovisningen upprättad, fastställd och inlämnad? Bolagsverkets register ger svaret på det sista.
- 5
Granska verifikationerna
Manuella serier, stora belopp, saknad motpart, texter som hänvisar till andra år, nedskrivningar och kreditförluster. Begär in underlagen bakom varje post som stannar kvar på listan.
- 6
Stäm av mot externa källor
Kontoutdrag, kreditavtal, skattekontot och motparternas fakturor. Dokumentera varje iakttagelse med period, serie, nummer, belopp och vad som saknas.
Exempel: Bygg AB
| Iakttagelse | Var den syns | Rekommenderad granskningsåtgärd |
|---|---|---|
| Ej stängda bokslut vid årsskiftena januari 2025 och januari 2026 | Justerat eget kapital hoppar från negativt till positivt vid årsskiftet, medan ackumulerat resultat fortsätter negativt. | Granska årsboksluten för 2024 och 2025: upprättade, fastställda, inlämnade? En bokföringsteknisk brist, inte i sig bevis på oegentligheter. |
| Leverantörsfakturor med text "Lev.faktura 1/2023" till "6/2023" bokförda under 2026 | Verifikationstexter som hänvisar till 2023 i räkenskapsåret 2026. | Hämta fakturorna och kontrollera fakturadatum och leveransperiod: sen registrering eller omföring av skulder? |
| Likvida medel negativa från januari 2026 | Kassa- och bankkonton med kreditsaldo i månadsserien. | Stäm av mot kontoutdrag och kreditavtal: checkkredit eller övertrassering, och hur ska posten klassificeras? |
| Stora nedskrivningar och kreditförluster, "Slutlig nedskrivning kundfordringar" | Manuella verifikat med stora belopp mot kundfordringar. | Granska underlaget: vilka fordringar, när blev de osäkra, och vem beslutade om nedskrivningen? |
Ingen av de fyra iakttagelserna är i sig ett bokföringsbrott, och rapporten säger inte heller det. Tillsammans visar de att räkenskapsåren 2024 och 2025 inte har avslutats, att skulder registrerats långt efter fakturadatum och att kassans klassificering är oklar. Det räcker för att berättelsen ska beskriva hur bokföringsskyldigheten fullgjorts, och för att förvaltaren ska ta ställning till om huvudsaklighetsrekvisitet kan vara uppfyllt. Bland rapportens granskningsåtgärder finns de tre som avgör: hämta fakturorna bakom 2023-posterna, granska årsboksluten för 2024 och 2025, och verifiera kassaflödet mot kontoutdrag. Bedömningen kräver de underlagen, inte bara filen.
Vanliga fallgropar
- Att läsa varje brist som ett brott. Huvudsaklighetsrekvisitet prövas mot helheten, inte mot enskilda poster.
- Att glömma senareläggningsreglerna. Bokföring 50 dagar efter månadens utgång är tillåten, och de minsta företagen får bokföra fakturor först vid betalning. Sent är sent i förhållande till reglerna, inte till kalendern.
- Årsskiftesstudsen. I en ej bokslutad bokföring ser eget kapital ut att återhämta sig vid årsskiftet. Det är en bokföringsteknisk effekt och ändrar varken kapitalbristen eller obeståndstidpunkten.
- Saldofilen. SIE 1 till 3 innehåller saldon, inte verifikationer. Serier, datum och texter finns bara i SIE 4.
- Makulering och radering. Ett makulerat verifikat som finns kvar med spår är inte en lucka. En lucka är ett nummer som inte finns alls.
- Bokföringen jämförd bara med sig själv. Utan fakturor och kontoutdrag går det inte att skilja sen registrering från omföring, eller checkkredit från övertrassering.
Så gör Verksamhetskoll Insolvens
Verksamhetskoll Insolvens läser gäldenärens SIE 4-filer, alla räkenskapsår som finns, oavsett ekonomisystem och utan mappning. Filen måste vara SIE 4 med verifikationer. En saldofil ger inget underlag för transaktionsanalys, och det säger verktyget ifrån om vid inläsningen.
- Konkursanalysen i nio sektioner innehåller avsnittet Bokföringsbrister med iakttagelser och avsnittet Granskningsåtgärder med rekommenderade åtgärder för den fortsatta utredningen. En färdig förvaltarfråga följer med läget: "Vilka tecken på bristande bokföring finns, och vilka är de största eller mest avvikande transaktionerna som bör granskas närmare?"
- Månadsserien med resultat, likvida medel och skulder byggs ur SIE-filerna. Perioder utan bokföring syns som tomma månader, och årsskiften utan bokslut som hopp i eget kapital.
- Transaktioner listas med datum, motpart, belopp och verifikationsnummer med serie och nummer, så att varje iakttagelse går att följa till verifikatet.
- Rapporten skapas som PDF direkt i webbläsaren, med er egen logga. Lagring och AI-bearbetning av räkenskapsdata sker i Sverige, i Microsoft Azure Sweden Central, och varje kund har en egen databas.
Pris och villkor finns på prissidan. Första boet ingår, resten byts på några sekunder.
Vanliga frågor
Frågor som ofta kommer upp.
- Vad är skillnaden mellan bokföringsbrist och bokföringsbrott?
- En bokföringsbrist är en avvikelse från bokföringslagens krav, till exempel en sent bokförd affärshändelse eller en verifikation utan motpart. Ett bokföringsbrott enligt 11 kap. 5 § brottsbalken kräver dessutom att rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning till följd av bristerna inte kan bedömas i huvudsak med ledning av bokföringen, och att åsidosättandet skett uppsåtligen eller av oaktsamhet.
- Vad är huvudsaklighetsrekvisitet?
- Huvudsaklighetsrekvisitet är villkoret i 11 kap. 5 § brottsbalken att bristerna ska ha gjort att rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning inte kan bedömas i huvudsak med ledning av bokföringen. Brister som lämnar helhetsbilden bedömbar är brister men inte bokföringsbrott. Ekobrottsmyndigheten kallar det ofta huvudsakskriteriet.
- Är en utebliven årsredovisning ett bokföringsbrott?
- Högsta domstolen har i NJA 2004 s. 618 bedömt att ett aktiebolags resultat och ställning inte kan bedömas i huvudsak utan årsredovisningen, och att underlåtenhet att upprätta den i tid därför utgör bokföringsbrott. Kortvariga förseningar kan bedömas som ringa brott, och för ringa bokföringsbrott gäller sedan 2013 en särskild åtalsprövningsregel i 11 kap. 8 § brottsbalken.
- Hur länge ska räkenskapsinformation bevaras?
- Enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Handlingarna ska som huvudregel förvaras i Sverige i ordnat skick, och att bevara dem ingår i bokföringsskyldigheten enligt 4 kap. 1 §. Räkenskapsinformation som saknas är därför i sig ett åsidosättande.
- Måste förvaltaren anmäla misstänkt bokföringsbrott?
- Ja. Enligt 7 kap. 16 § konkurslagen ska förvaltaren omedelbart underrätta allmän åklagare om gäldenären kan misstänkas för brott enligt 11 kap. brottsbalken, dit bokföringsbrott hör, och ange grunden för misstanken. Det räcker med misstanke; utredningen därefter är åklagarens.
- Kan ett analysverktyg avgöra om bokföringsbrott har begåtts?
- Nej. Ett analysverktyg kan visa var bokföringen avviker från bokföringslagens krav, med datum, belopp och verifikationsnummer. Om huvudsaklighetsrekvisitet är uppfyllt och om åsidosättandet skett med uppsåt eller av oaktsamhet är juridiska bedömningar som förvaltaren, åklagaren och domstolen gör. Verksamhetskoll Insolvens flaggar, motiverar och hänvisar, och fastslår aldrig brott.
Läs vidare