Vad är en kundreskontra?

En kundreskontra är förteckningen över bolagets kundfakturor: vad varje kund har fått fakturerat, vad som är betalt och vad som är kvar. Summan av de öppna fakturorna ska stämma med kundfordringarna i bokföringen. Leverantörsreskontran är samma sak för leverantörsfakturorna och leverantörsskulderna.

Vad är en åldersanalys?

En åldersanalys delar in de obetalda fakturorna efter hur länge sedan de förföll, eller hur länge det är kvar till förfallodagen. Den visar på en gång om det förfallna är en gammal faktura eller många nya, och hur mycket som väntas in de närmaste veckorna.

Vilka ekonomisystem fungerar?

Hogia, Fortnox och Spiris. Reskontran hämtas genom samma koppling som bokföringen. En SIE-fil räcker inte, eftersom den bara innehåller bokföringen och inte fakturorna.

Kostar reskontran extra?

Nej. Den ingår i Styrning och i Styrning för organisationen.

Hur ofta uppdateras den?

Varje natt, tillsammans med bokföringen.

Sparas fakturorna hos er?

Uppgifterna om fakturorna, som belopp, datum och rader, lagras i er egen databas i Sverige, som resten av bokföringen. Själva filerna, fakturan som PDF och verifikatens bilagor, hämtas ur ekonomisystemet varje gång ni öppnar dem och sparas inte.

Kundreskontra, åldersanalys och förfallet

Fliken Reskontra i Verksamhetskoll, Kunder, för fiktiva Installation AB: kundfordringar 14 496 557 kr, förfallet 4 687 705 kr, förfaller inom 14 dagar 1 597 049 kr och betalt i tid 62 procent, åldersanalysen med de öppna fakturorna per förfallodag, listan Att följa upp med de fem förfallna fakturorna och faktureringen per månad, och överst beskedet att reskontran stämmer mot kundfordringarna i bokföringen — Fliken Reskontra, Kunder. Fiktivt bolag, riktig motor. Klicka för att förstora.

Vad är en reskontra?

Reskontran är förteckningen över fakturorna. Kundreskontran visar vad varje kund har fått fakturerat, vad som är betalt och vad som är kvar, och summan av det som är kvar ska stämma med kundfordringarna i bokföringen. Leverantörsreskontran är samma sak åt andra hållet: leverantörsfakturorna och leverantörsskulderna.

Bokföringen säger hur mycket kunderna är skyldiga. Reskontran säger vilka, sedan när och hur de brukar betala. Det är den skillnaden som gör att uppföljningen av kundfordringarna går att göra på riktigt, och att kassan går att räkna med de fakturor som faktiskt ligger ute.

Kunderna: vem är skyldig vad, och vem betalar sent?

Överst står läget i dag: kundfordringarna, det som är förfallet, det som förfaller inom fjorton dagar och hur stor del som betalas i tid. Under det:

Åldersanalysen. De öppna fakturorna per förfallodag, från de som förföll för mer än sextio dagar sedan till de som förfaller om mer än en månad. Klicka på en stapel, så listas dess fakturor.
Att följa upp. De förfallna fakturorna, äldst först, med kund, belopp och hur många dagar sedan de förföll.
Faktureringen. Per månad, per kund, artikel eller konto, och hur stor del som kommer från de största kunderna.
Kundlistan. För varje kund det fakturerade, det öppna och det förfallna, betaltiden och andelen fakturor betalda i tid.

Klicka på en stapel eller en rad, så visar resten av sidan bara det urvalet: en månad, en kund, en artikel. Öppna urvalet visar nyckeltalen och fakturorna bakom, och ett klick på en kund öppnar kundkortet med alla dess fakturor.

Prova själv

Reskontran i demon

Demon öppnar Styrning med fiktiva Installation AB. Klicka Reskontra under Analys i menyn till vänster. Ingen registrering, inga egna siffror.

Prova själv

Leverantörerna

Samma bild åt andra hållet: de obetalda fakturorna med leverantörens eget fakturanummer, åldersanalysen, inköpen per leverantör och månad och vilket kostnadskonto varje leverantör bokförs på. Listan Att betala står med det som förfaller närmast först, så det som ska betalas de närmaste veckorna syns innan det är bråttom.

Fliken Reskontra, Leverantörer, för fiktiva Installation AB: leverantörsskulder 4 013 433 kr i 20 fakturor, inget förfallet, 1 757 472 kr att betala inom 14 dagar och 70 procent betalt i tid, de obetalda fakturorna per förfallodag och listan Att betala, närmast först, med leverantörens fakturanummer, och överst beskedet att reskontran stämmer mot leverantörsskulderna i bokföringen — Leverantörerna i samma flik. Fiktivt bolag. Klicka för att förstora.

Vad ni säljer, artikel för artikel

Fliken Artiklar läser fakturornas rader: vad ni fakturerar per artikel, hur artikelmixen ändras månad för månad och vilka kunder som köper en viss artikel. Den visas för bolag som fakturerar med artiklar.

Fliken Reskontra, Artiklar, för fiktiva Installation AB: fakturerat via artiklar 58 776 860 kr, 16 artiklar sålda, största artikeln 22 procent, faktureringen per månad som staplade staplar per artikel och listan fakturerat per artikel — Artiklarna ur fakturaraderna, med artikelmixen i staplarna. Fiktivt bolag. Klicka för att förstora.

Fakturan och bilagan

Varje faktura öppnas i ett eget fönster med belopp, moms, betalt, kvar, villkor, verifikat och fakturaraderna, oavsett vilken period ni tittar på. Fakturan som den ser ut i ekonomisystemet öppnas med ett klick.

Samma sak gäller bokföringen: verifikatets bilagor öppnas från verifikatet i Transaktioner och Månadsavslut, så vägen från en siffra i rapporten går hela vägen ner till underlaget. Läs mer om drillen på sidan om ekonomisk uppföljning.

Kundfaktura 10400 till Klockarbyns Fastigheter AB i Verksamhetskoll, 35 dagar efter förfallodagen: tidslinjen fakturerad, förfallodag och ej betald, bilagan Faktura 10400.pdf, beloppen och fakturaraderna med artikel, antal, pris och konto, och bredvid fakturan som PDF med Installation AB:s logga — Fakturan i Verksamhetskoll och bilagan bredvid. Fiktivt bolag och påhittad faktura. Klicka för att förstora.

Filerna hämtas ur ekonomisystemet när ni öppnar dem och sparas inte hos oss. Lönebilagor visas bara för den som administrerar kontot.

Stämmer mot bokföringen

En reskontra som inte stämmer med bokföringen går inte att lita på. Därför stäms den av varje natt: de öppna kundfakturorna mot kundfordringarna i bokföringen, och de obetalda leverantörsfakturorna mot leverantörsskulderna. Resultatet står överst i fliken, så ni vet att listan är hela sanningen.

Kassan räknar med fakturorna

Likviditetsprognosen lägger varje öppen kundfaktura på sin förfallodag, plus den försening just den kunden brukar ha, och varje obetald leverantörsfaktura på sin förfallodag. Det som redan är förfallet räknas in tidigast i dag. Rutan Så räknas prognosen visar raden, hur den räknas och att den kommer ur reskontran.

Likviditetsprognosen för fiktiva Installation AB med rutan Så räknas prognosen utfälld: raden Kunder, 14 497 tkr ur 31 fakturor varav 4 688 tkr förfallet, med förklaringen att varje faktura läggs på sin förfallodag plus motpartens vanliga försening, och raden Leverantörer med 20 fakturor, båda märkta reskontran — Raden Kunder i likviditetsprognosen, räknad ur reskontran. Fiktivt bolag. Klicka för att förstora.

Hur resten av prognosen byggs står på sidan om likviditetsprognos.

Fråga AI-rådgivaren

"Vilka kunder betalar sent?" eller "Hur betalar Grävfast?" AI-rådgivaren läser reskontran: obetalt och förfallet, åldersanalysen, betalningsmönstret och fakturorna per kund. I analyserna av Hälsokollen och likviditeten tar den upp det förfallna och kunderna som brukar betala sent utan att någon frågar, och föreslår en följdfråga om den kund som sticker ut.

Talen är desamma som i fliken, och svaret prövas mot data innan ni ser det. Hur det går till står på sidan om AI-rådgivaren.

Så gör du det i Verksamhetskoll

Reskontra är en flik under Analys i Verksamhetskoll Styrning. Den hämtas genom samma koppling som bokföringen, utan något att ställa in.

Kunder, Leverantörer och Artiklar, med läget i dag, åldersanalysen, det som ska följas upp och faktureringen eller inköpen per månad.
Klick i diagram och listor väljer ett urval, och kund- och leverantörskorten visar alla fakturor.
Fakturan med rader och bilaga, och verifikatets bilagor från verifikatet.
Avstämd mot kundfordringarna och leverantörsskulderna i bokföringen, varje natt.
Likviditetsprognosen räknar med de öppna fakturorna och kundernas betalningsmönster.
AI-rådgivaren svarar på vem som betalar sent och vad som är förfallet.

Lagring och AI-bearbetning sker i Microsoft Azure Sweden Central. Kopplingarna står på sidan om integrationer, och pris och villkor på prissidan.

Vanliga frågor

Frågor som ofta kommer upp.

Vad är en kundreskontra?: En kundreskontra är förteckningen över bolagets kundfakturor: vad varje kund har fått fakturerat, vad som är betalt och vad som är kvar. Summan av de öppna fakturorna ska stämma med kundfordringarna i bokföringen. Leverantörsreskontran är samma sak för leverantörsfakturorna och leverantörsskulderna.
Vad är en åldersanalys?: En åldersanalys delar in de obetalda fakturorna efter hur länge sedan de förföll, eller hur länge det är kvar till förfallodagen. Den visar på en gång om det förfallna är en gammal faktura eller många nya, och hur mycket som väntas in de närmaste veckorna.
Vilka ekonomisystem fungerar?: Hogia, Fortnox och Spiris. Reskontran hämtas genom samma koppling som bokföringen. En SIE-fil räcker inte, eftersom den bara innehåller bokföringen och inte fakturorna.
Kostar reskontran extra?: Nej. Den ingår i Styrning och i Styrning för organisationen.
Hur ofta uppdateras den?: Varje natt, tillsammans med bokföringen.
Sparas fakturorna hos er?: Uppgifterna om fakturorna, som belopp, datum och rader, lagras i er egen databas i Sverige, som resten av bokföringen. Själva filerna, fakturan som PDF och verifikatens bilagor, hämtas ur ekonomisystemet varje gång ni öppnar dem och sparas inte.

Läs vidare

Vem betalar sent? Reskontran vet.