Likviditetsprognos: kassan tolv månader fram, ur bokföringen

Vad är en likviditetsprognos?

Likviditetsprognosen svarar på en enda fråga: räcker pengarna? Den följer betalningarna, inte affärshändelserna. En faktura som skickas i mars med trettio dagars kredit blir en intäkt i mars i resultaträkningen, men pengar först i april, och senare än så om kunden drar över. Det är den skillnaden som gör att lönsamma bolag ändå kan få slut på pengar.

Prognosen består av fyra delar för varje kommande månad:

• Ingående kassa. Vad som finns på kontot när månaden börjar.
• Inbetalningar. Kundfordringar som förfaller, plus den försäljning som väntas faktureras och betalas inom perioden.
• Utbetalningar. Leverantörsskulder, löner och arbetsgivaravgifter, moms, preliminärskatt, räntor och amorteringar.
• Utgående kassa. Saldot som blir ingående kassa nästa månad, och som visar om det blir trångt.

Ovanpå månadsraderna behövs tre tal för att prognosen ska gå att agera på: lägsta prognostiserade saldo och vilken månad det infaller, hur många månader kassan räcker med nuvarande mönster, och hur mycket outnyttjad checkkredit som finns kvar när det är som trängst.

Likviditetsbudget eller likviditetsprognos?

Orden används om vartannat, men de gör olika jobb. Likviditetsbudgeten läggs före året och står still: den är måttstocken. Likviditetsprognosen uppdateras under året, där månaderna som passerat är utfall ur bokföringen och resten räknas om mot det som faktiskt hänt.

Kassaflödesprognos används ofta som synonym till likviditetsprognos. Kassaflödesanalysen i bokslutet är däremot något annat: den förklarar historiskt hur kassan förändrades, indelat i löpande verksamhet, investeringar och finansiering. Prognosen tittar framåt.

Vad kalkylarket kräver av er

De flesta likviditetsmallar är byggda på samma sätt: ett rutnät med månader i kolumnerna och poster i raderna, där ni själva fyller i vad som väntas komma in och gå ut. Mallen räknar summan. Den vet inget om era kunder.

Det betyder att kvaliteten på prognosen vilar på fyra saker ni matar in för hand:

• Hur stor del av försäljningen som betalas i månad ett, två och tre, alltså kundernas faktiska beteende och inte kreditvillkoret på fakturan.
• När leverantörsskulderna förfaller, inklusive de fakturor som redan ligger i bokföringen.
• Momsen på rätt månad för er momsregim, och preliminärskatten vid sidan av.
• Löner, arbetsgivaravgifter, räntor och amorteringar, som alla har egna förfallodagar.

Arbetet går att göra, och görs på många ekonomiavdelningar varje månad. Poängen med att bygga prognosen ur bokföringen är att de fyra punkterna redan står där, i era egna reskontror och verifikat. De behöver inte skrivas in en gång till, och de blir inte gamla.

Så byggs prognosen ur bokföringen

1. 1

   Bokföringen hämtas

   Verksamhetskoll hämtar bokföringen ur ert ekonomisystem varje natt, eller läser en SIE-fil. Kopplingar finns till Hogia, Fortnox och Spiris, och SIE 4 fungerar oavsett system. Se integrationerna.

2. 2

   Betalningsmönstren mäts

   Ur historiken räknas hur lång tid det i genomsnitt tar innan era kunder betalar, och hur snabbt ni själva betalar leverantörerna. Det blir prognosens två viktigaste antaganden, och de är era egna, inte en schablon.

3. 3

   Kända poster läggs på sina förfallodagar

   Öppna kundfordringar och leverantörsskulder förfaller där de faktiskt förfaller. Löner läggs på lönedagen, moms och preliminärskatt på den lagstadgade förfallomånaden för er momsregim, amorteringar enligt sin plan.

4. 4

   Resten av året projiceras

   Månaderna framåt fylls på med det mönster verksamheten har visat, och kan styras med budgeten när ni lagt en. Passerade månader står kvar som utfall, så prognosen blir mer säker för varje månad som går.

5. 5

   Kurvan ritas

   Kassan tolv månader fram, med lägsta saldo utmärkt, checkkrediten som en egen linje och en månadstabell under grafen där varje rad går att läsa post för post.

Antagandena, och var de kommer ifrån

En prognos är bara så bra som antagandena bakom den, och det enda sättet att lita på den är att se dem. Därför står de framme i vyn, var och en med sin källa. I demons fiktiva elfirma ser de ut så här:

Vad händer om kunderna betalar senare?

Frågan är sällan hur det ser ut om allt fortsätter som nu. Den är vad som händer om en stor kund drar över, om maskinen köps i oktober i stället för i mars, eller om priserna höjs fem procent. Panelen Planering och scenario finns för just det.

• Fem reglage: belopp i procent och betaltider i dagar, för både in- och utbetalningar.
• Checkkredit som egen linje. Den styr hur många månader kassan räknas som uthållig.
• Egna engångsposter med namn, belopp och månad, till exempel en maskin för 500 000 kronor i oktober.
• Kurvan räknas om medan ni drar i reglaget, och märks som scenario så att den aldrig förväxlas med grundprognosen.

I vyn finns också fyra färdiga frågor till AI-rådgivaren, ställda på kassan i stället för på resultatet. Ett exempel är om kassan räcker planen ut och vad som i så fall kan stärka den. Svaret räknas på bolagets egna siffror och pekar på månaderna det gäller. Prognosen går att spara som PDF när den ska följa med till banken eller styrelsen.

Likviditet i en koncern

En koncern har inte en kassa, den har flera. Bolagen har olika kunder, olika kredittider och ofta olika ekonomisystem, och de betalar dessutom varandra. Läggs siffrorna bara ihop blir de interna betalningarna dubbelräknade.

I Verksamhetskoll prognostiseras varje bolag med sina egna mönster, och kurvorna summeras sedan till en koncernkassa där koncerninterna betalningar tar ut varandra. Frågorna till AI-rådgivaren fungerar även på den summerade kassan. Hur konsolideringen fungerar i övrigt står på sidan om koncernkonsolidering.

Så gör du det i Verksamhetskoll

Vanliga frågor

Frågor som ofta kommer upp.

Vad är en likviditetsprognos?

En likviditetsprognos visar hur mycket pengar som väntas finnas på kontot vid varje kommande månadsslut. Den bygger på när pengar faktiskt rör sig, alltså när kunderna betalar och när leverantörer, löner, moms, skatt och amorteringar förfaller, till skillnad från resultaträkningen som visar när intäkten och kostnaden uppstår.

Vad är skillnaden mellan likviditetsbudget och likviditetsprognos?

Likviditetsbudgeten är planen som läggs före året och står still. Likviditetsprognosen är den uppdaterade bedömningen under året, där månader som passerat är utfall ur bokföringen och resten räknas om mot verkligheten. I praktiken används orden om vartannat, men det är prognosen som svarar på frågan om pengarna räcker i november.

Hur långt fram räknar prognosen?

Tolv månader framåt, månad för månad. Varje månad visas som ingående kassa, in- och utbetalningar och utgående kassa, tillsammans med lägsta prognostiserade saldo under perioden och hur många månader kassan räcker med nuvarande mönster.

Behöver vi fylla i kredittider och betalningsmönster själva?

Nej. Betaltiderna härleds ur bokföringen: hur lång tid det faktiskt tar innan era kunder betalar, hur snabbt ni betalar era leverantörer, vilken dag lönerna går och vilken momsregim ni har. Antagandena visas öppet i vyn med källa, och går att justera i scenariopanelen när ni vet något som historiken inte vet.

Kan vi testa vad som händer om kunderna betalar senare?

Ja. I panelen Planering och scenario finns reglage för belopp och betaltider, en checkkredit och egna engångsposter, till exempel en maskininvestering i oktober. Kurvan räknas om medan ni drar i reglaget och märks som scenario, så den aldrig blandas ihop med grundprognosen.

Fungerar likviditetsprognosen för en hel koncern?

Ja. Varje bolag prognostiseras med sina egna kredittider och sitt eget betalningsmönster, och kurvorna summeras till en koncernkassa där koncerninterna betalningar tar ut varandra. Prognosen går också att ställa frågor om i koncernvyn.

Var lagras siffrorna?

Räkenskapsdata lagras, bearbetas och AI-analyseras i Microsoft Azure Sweden Central. Bokföringen hämtas från ert ekonomisystem, eller läses in som SIE-fil.