Budget och prognos: verktyget som håller planen levande

Vad är skillnaden mellan budget och prognos?

Skillnaden är inte akademisk, den avgör vad talen får användas till. Budgeten är ett beslut: så här tänker vi att året ska se ut, och mot den mäts utfallet. Ändras budgeten under året försvinner måttstocken. Prognosen är i stället en bedömning som ska ändras, så ofta som verkligheten ändrar sig.

Ett vanligt läge är att bolaget har en budget men ingen prognos. Då upptäcks avvikelsen först i bokslutet. Det motsatta, prognos utan budget, gör att ingen kan säga om utfallet är bra eller dåligt. Båda behövs, och de ska stå bredvid varandra i samma vy.

Vad menas med rullande prognos?

En rullande prognos ser alltid lika långt fram, oftast tolv månader, oavsett var i kalenderåret ni står. När mars passerar låses mars som utfall, och mars nästa år läggs till i slutet. Horisonten krymper aldrig.

Utan det får bolaget den effekt som gör novemberplanering svår: i januari planerar ni tolv månader, i november två. Besluten som fattas på hösten är ofta de största, och det är då underlaget är som tunnast.

Prognosen kan också trendjusteras automatiskt ur ert eget utfall, er tillväxttakt och säsongsmönstret i verksamheten. Det ger ett utgångsläge att korrigera, i stället för ett tomt rutnät att fylla.

Så byggs budgeten

Budgetunderlaget är ett rutnät med månader i kolumnerna och verksamheten i raderna. Raderna har tre nivåer, och ni arbetar på den som passar frågan:

1. 1

   Kostnadsställe eller annan dimension

   Avdelning, projekt, fastighet, bil eller vad ni nu konterar på. Dimensionerna i er bokföring följer med automatiskt, så budgeten kan brytas ner på samma sätt som utfallet.

2. 2

   Uppställningsled

   Raderna i er egen rapportuppställning, till exempel täckningsbidrag per led i en installationsfirma eller förvaltningsresultat i ett fastighetsbolag. Budgeten talar då samma språk som rapporterna.

3. 3

   Enskilt konto

   Ända ner på kontonivå när det behövs, med möjlighet att expandera och fälla ihop. Summorna hänger ihop uppåt hela vägen.

Bygg med drivare i stället för klumpsummor: antal gånger á-pris, till exempel antal anställda gånger snittlön eller antal fordon gånger driftkostnad. Ändras en drivare räknas allt som hänger på den om. En markerad yta går också att massjustera med en procentsats, när ett helt kostnadsslag ska upp eller ner.

Budgetera i klartext

Det mesta av budgetarbetet går ut på att översätta beslut till konton. Någon bestämmer att en elektriker ska anställas i augusti, och sedan ska det bli lönekonto, arbetsgivaravgifter, firmabil, drivmedel, telefon och dator, fördelat på rätt månader och rätt kostnadsställe. Det är den översättningen AI-assistenten gör.

Förslagen läggs som väntande rader. Ingenting sparas förrän ni godkänner, och varje godkänd rad får AI:ns motivering som kommentar, så att den som läser budgeten ett halvår senare ser varför raden finns.

När fler än en ska fylla i

Budgetprocessen havererar oftast i insamlingen. Ekonomifunktionen skickar ut ett kalkylark per avdelning, får tillbaka elva versioner med olika struktur, och lägger sedan en vecka på att foga ihop dem. Nästa vecka kommer en rättelse på en av dem.

Alternativet är att ramarna sätts centralt och att avdelningscheferna fyller i sina egna delar direkt i systemet, i samma struktur som allt annat. Ändringarna loggas med vem och när, kan kommenteras rad för rad och ångras fritt. Det finns ingen sammanslagning kvar att göra, eftersom alla arbetat i samma underlag.

Så hålls prognosen levande

En budget som ingen tittar på efter februari har kostat mer än den gav. Det som håller den vid liv är att avvikelsen syns utan att någon behöver ta fram den.

• Utfall mot budget står färdigt i rapportbyggaren, per konto, dimension och period.
• Passerade månader låses som utfall ur bokföringen, så prognosen alltid är räknad på det som faktiskt hänt.
• Kommentarer och ändringslogg gör att siffrorna går att motivera i efterhand, med ångra och gör om.
• AI-rådgivaren har budgetavvikelser som en av sina färdiga frågor, och svarar med de största avvikelserna per kostnadsställe och konto.
• Flikarna Sammanställning och Jämför visar helheten och skillnaden mellan versioner.

Avvikelsen leder vidare: klicka på siffran i rapporten så öppnas raderna bakom den, och ett klick till fäller ut hela verifikatet. Den vägen beskrivs på sidan om ekonomisk uppföljning.

Excel åt båda hållen

Kalkylarket försvinner inte ur ekonomiarbetet, och behöver inte göra det. Det som ska försvinna är att det är den enda platsen där budgeten finns.

• Ut: hela underlaget skrivs som Excel-fil med konto, kontonamn, dimensioner och en kolumn per månad, med faktiskt periodatum, plus summa.
• In: en Excel-fil kan läsas in och skapar då ett nytt budgetunderlag.
• In i ett öppet underlag: markera en cell i rutnätet och klistra in med Ctrl+V, så fylls värdena positionsvis därifrån.

Så gör du det i Verksamhetskoll

Vanliga frågor

Frågor som ofta kommer upp.

Vad är skillnaden mellan budget och prognos?

Budgeten är planen som beslutas före perioden och står still, så att utfallet kan mätas mot den. Prognosen är den uppdaterade bedömningen av hur perioden faktiskt slutar, räknad med det som hänt hittills. Budgeten är måttstocken, prognosen är styrinstrumentet.

Vad är en rullande 12-månadersprognos?

En rullande tolvmånadersprognos ser alltid tolv månader framåt, oavsett var i kalenderåret ni befinner er. När en månad passerar låses den som utfall och en ny månad läggs till i slutet. Bolaget slipper då den vanliga effekten att planeringshorisonten krymper till några veckor i november.

Måste vi bygga budgeten på konto, eller går det på avdelning?

Båda. Rutnätet har tre nivåer: kostnadsställe eller annan dimension i bokföringen, uppställningsled enligt er egen rapportuppställning, och enskilt konto. Ni budgeterar på den nivå som passar, och summorna hänger ihop uppåt.

Kan avdelningscheferna fylla i sina egna siffror?

Ja. Ni sätter ramarna centralt och låter avdelningscheferna fylla i sina delar direkt i systemet, i stället för att samla in kalkylark per mejl. Varje ändring loggas med vem och när, och kan kommenteras och ångras.

Går det att jobba i Excel ändå?

Ja, åt båda hållen. Hela underlaget skrivs ut som Excel-fil med konton, dimensioner och en kolumn per månad. En Excel-fil kan också läsas in och skapar då ett nytt budgetunderlag. Ska siffror in i ett underlag som redan är öppet klistrar ni in dem direkt i rutnätet med Ctrl+V, positionsvis från den markerade cellen.

Vad gör AI:n i budgetarbetet?

AI-assistenten tar en beskrivning i klartext, till exempel att en elektriker anställs i augusti med en viss månadslön, firmabil och mobiltelefon, och föreslår raderna: rätt kostnadsställe, rätt lönekonto, arbetsgivaravgifter på egen rad och kostnaderna fördelade på rätt månader. Saknas ett belopp ställer den en fråga med klickbara summor. Förslagen ligger som väntande rader tills ni godkänner dem, så ingenting sparas utan att ni sett det.