Vad är ekonomisk uppföljning?
Rapportering och uppföljning används ofta synonymt, men de gör olika saker. Rapporteringen beskriver vad som hände. Uppföljningen ställer frågan varför, och leder till ett beslut. En organisation som rapporterar utan att följa upp producerar korrekta dokument som ingen agerar på.
Uppföljning som fungerar vilar på fyra jämförelser, och de behövs alla fyra:
- Mot budget. Gör vi det vi bestämde? Kräver att budgeten finns nedbruten på samma nivå som utfallet redovisas.
- Mot föregående period. Rör vi oss åt rätt håll? Fångar det budgeten missade när den lades.
- Mot branschen. Är nivån rimlig? En rörelsemarginal på fyra procent kan vara stark eller svag beroende på bransch.
- Mot framtiden. Håller planen? Här möts uppföljningen och likviditetsprognosen.
Vad ska månadsrapporten innehålla?
Det finns ingen föreskriven mall för en intern månadsrapport, till skillnad från årsredovisningen. Det som ändå återkommer i rapporter som faktiskt används är sju delar:
- 1
Resultaträkning, månad och ackumulerat
Månaden för sig och året hittills, så att en enstaka avvikande månad inte läses som en trend.
- 2
Utfall mot budget
I kronor och i procent, per rad. Utan procenttalet drunknar små men snabbt växande avvikelser bland stora poster.
- 3
Jämförelse mot föregående år
Samma period förra året, för att skilja säsong från förändring.
- 4
Balansräkning med eget kapital och soliditet
Kundfordringar, lager, leverantörsskulder och räntebärande skulder är de poster som oftast förklarar varför resultat och kassa säger olika saker.
- 5
Kassaflöde och likviditet framåt
Vad som hände med pengarna, och prognosen för de kommande månaderna.
- 6
Nyckeltal med jämförelse
Ett fåtal tal, alltid samma, med referenspunkt. Nyckeltal utan jämförelse säger nästan ingenting.
- 7
Kommentar till avvikelserna
De största avvikelserna, orsaken bakom var och en, och vad som görs. Det är den del styrelsen läser först och den som oftast saknas.
Vilka nyckeltal är värda att följa?
Ett nyckeltal utan referenspunkt är en siffra. Sex mått jämförs därför direkt mot SCB:s median för bolagets egen bransch, så att nivån går att bedöma utan branschvana:
| Nyckeltal | Svarar på |
|---|---|
| Soliditet | Hur stor del av tillgångarna som är finansierade med eget kapital. |
| Kassalikviditet | Om de kortfristiga skulderna kan betalas utan att lagret säljs. |
| Räntetäckningsgrad | Hur många gånger rörelseresultatet täcker räntekostnaderna. |
| Rörelsemarginal | Hur mycket av omsättningen som blir kvar som rörelseresultat. |
| Avkastning på totalt kapital | Vad kapitalet i bolaget avkastar, oavsett hur det finansierats. |
| Omsättningstillväxt | Om bolaget växer, och i vilken takt. |
Hälsoindexet är en snabb sammanfattning, inte ett facit. Det räknas på kontoklassningen och påverkas därför inte av vilken rapportuppställning ni valt: samma bolag får samma index oavsett om resultatet visas som standarduppställning eller som styrelserapport.
Prova själv
Överblicken i demon
Demon öppnar med ett fiktivt installationsbolag. Hälsoindexet står överst, nyckeltalen under med sin jämförelse mot branschmedianen, och periodväljaren uppe till höger styr både index, nyckeltal, diagram och AI-svar.
Öppna demonRapporten på verksamhetens eget språk
En standarduppställning enligt BAS är rätt för externa läsare och fel för de flesta interna. En installationsfirma tänker i täckningsbidrag per led, ett fastighetsbolag i förvaltningsresultat med hyresintäkter uppdelade på bostäder, lokaler och garage. Är rapporten skriven på ett annat språk än verksamhetens läggs den ifrån sig.
Därför byggs egna kontouppställningar, och de slår igenom överallt: i rapportbyggaren, i PDF:erna, i överblicken och i hur AI-rådgivaren formulerar sig om resultatet. Byt uppställning i sidofältet, så ritas vyn om direkt.
- Flera uppställningar per bolag, och gemensamma uppställningar som gäller alla bolag, till exempel en styrelserapport.
- Konton som ingen rad placerar hamnar på en egen rad för ej placerade konton, så summan aldrig kan bli fel.
- Omklassificerade konton uttrycks mot BAS-gruppen, så att alla uppställningar, nyckeltal och AI-underlag rättas samtidigt.
- Uppställningen styr rapporternas rader, aldrig hälsoindex och soliditet. De räknas på kontoklassningen.
Från avvikelse till verifikat
Uppföljningen avgörs i det här steget. En rapport som visar att materialkostnaden ligger fyrahundratusen över budget är början på ett arbete, inte slutet: någon ska ta reda på vad det beror på, och den vägen går normalt via en fråga till redovisningen och ett svar några dagar senare.
- 1
Klicka på siffran
Beloppet i rapporten öppnar transaktionsvyn med filtret från rapporten och raderna bakom just den cellen. Tabellfoten summerar exakt det belopp ni klickade på, så ni vet att ni ser hela underlaget.
- 2
Läs raderna
Datum, verifikationsnummer, konto, kostnadsställe, motpart och belopp med ören. Sökrutan tar exakt belopp, intervall eller större än ett värde, med en tolerans i kronor bredvid, och fritext på motpart, verifikationstext, konto eller verifikationsnummer.
- 3
Fäll ut verifikatet
Ett klick på raden fäller ut hela verifikatet direkt under den, med motkonton och moms i balans. Själva fakturadokumentet går inte att öppna därifrån.
- 4
Fråga vidare
AI-rådgivaren svarar på varför posten avviker, nedbrutet på kostnadsställe, konto och motpart, och föreslår följdfrågor. Svaret går att kopiera med formatering rakt in i styrelseunderlaget.
En månadsrutin som håller
Det som fäller uppföljningen är sällan bristande vilja, utan att rutinen tar för lång tid. Tar månadsgenomgången två dagar att förbereda blir den kvartalsvis, och sedan halvårsvis. En rutin som håller ser ungefär ut så här:
- Bokföringen hämtas automatiskt varje natt, så siffrorna står färdiga när månaden är stängd.
- Överblicken läses först: hälsoindex, nyckeltalen mot branschmedianen och resultatet mot budget.
- De tre största avvikelserna borras ner till verifikat, och orsaken skrivs ner medan den är känd.
- Prognosen uppdateras för resten av året, och likviditeten kontrolleras mot den.
- Rapportpaketet skrivs ut som PDF med AI-analysen inbakad, och skickas till ledning och styrelse.
Rapportbyggaren gör steg två och tre snabbare med sparade bokmärken: rader, kolumner, mått och filter ligger kvar som ni ställde dem, och rapporten går att skriva ut som PDF eller exportera till Excel. AI-assistenten kan dessutom föreslå rapporter utifrån hur verksamhetens intäkter, kostnader, kunder och dimensioner faktiskt ser ut, med en motivering till varje förslag.
Så gör du det i Verksamhetskoll
Verksamhetskoll Styrning läser bokföringen ur ert ekonomisystem och gör den till en uppföljning ni kan agera på, från överblicken ner till det enskilda verifikatet.
- Överblick med hälsoindex 0 till 100 och sex nyckeltal jämförda mot SCB:s branschmedian, styrda av periodväljaren.
- Egna kontouppställningar som slår igenom i rapporter, PDF:er och AI-svar, med garanti att inga konton faller mellan raderna.
- Rapportbyggare med fria kombinationer av rader, kolumner, mått och filter, bokmärken, PDF och Excel.
- Drill från rapportcell till verifikationsrader, och vidare till hela verifikatet med motkonton och moms.
- Beloppssök i hela bokföringen: exakt belopp, intervall, större än, med tolerans och fritext.
- Månadsrapport som färdigt PDF-paket med er egen logga, där AI-analysen följer med.
- AI-rådgivare med färdiga frågor för lägesrapport, månadsrapport, budgetavvikelser och helårsprognos.
Bokföringen hämtas varje natt via koppling till Hogia, Fortnox eller Spiris, och SIE 4 fungerar oavsett system. Lagring och AI-bearbetning sker i Microsoft Azure Sweden Central. Pris står öppet på prissidan.
Vanliga frågor
Frågor som ofta kommer upp.
- Vad är ekonomisk uppföljning?
- Ekonomisk uppföljning är att regelbundet jämföra utfallet mot budget, mot föregående år och mot branschen, förstå vad avvikelserna beror på och agera på dem. Det som skiljer uppföljning från rapportering är sista ledet: en rapport beskriver, en uppföljning leder till ett beslut.
- Vad ska en ekonomisk månadsrapport innehålla?
- En månadsrapport för styrelse och ledning innehåller normalt resultaträkning för månaden och ackumulerat, utfall mot budget och mot föregående år, balansräkning med eget kapital och soliditet, kassaflöde och likviditet framåt, nyckeltal med jämförelse, samt en kort kommentar om de största avvikelserna och vad som görs åt dem. Kommentaren är den del som ofta saknas, och den som styrelsen läser först.
- Vilka nyckeltal jämförs mot branschen?
- Sex nyckeltal jämförs direkt mot SCB:s median för bolagets egen bransch: soliditet, kassalikviditet, räntetäckningsgrad, rörelsemarginal, avkastning på totalt kapital och omsättningstillväxt. Utöver det räknas ett hälsoindex mellan 0 och 100 mot fasta målvärden för åtta komponenter.
- Kan vi få rapporten i vår egen kontostruktur?
- Ja. Ni bygger egna kontouppställningar, till exempel täckningsbidrag per led i en installationsfirma eller förvaltningsresultat i ett fastighetsbolag, och de slår igenom i rapporterna, i PDF:erna och i hur AI-rådgivaren beskriver resultatet. Konton som ingen rad placerar hamnar på en egen rad för ej placerade konton, så summan aldrig kan bli fel.
- Hur långt går det att borra i en siffra?
- Klicka på beloppet i rapporten, så öppnas transaktionsvyn med raderna bakom just den siffran, och tabellfoten summerar exakt det belopp ni klickade på. Ett klick på en rad fäller ut hela verifikatet med motkonton och moms i balans. Själva fakturadokumentet går inte att öppna därifrån.
- Hur ofta uppdateras siffrorna?
- Bokföringen hämtas ur ekonomisystemet varje natt, så siffrorna står färdiga på morgonen, och en körning kan alltid dras på direkten. Kopplingar finns till Hogia, Fortnox och Spiris, och SIE 4 fungerar oavsett system.
Läs vidare